Dar feedback a los candidatos no seleccionados es una parte del proceso de reclutamiento que a menudo se pasa por alto o se gestiona de forma deficiente, pero es crucial para mantener una excelente marca empleadora y una buena relación con el talento, incluso con aquellos a quienes no se contrata. Un feedback constructivo es profesional, respetuoso y útil.

Aquí te explico cómo hacerlo:

1. Notifica Oportunamente:

Sé rápido: En cuanto se tome la decisión, notifica al candidato. No lo dejes esperando semanas o meses. La incertidumbre es frustrante.

Automatiza lo inicial: Para las fases tempranas del proceso (ej. descarte de CVs masivo), un ATS puede enviar un correo electrónico de rechazo automático y genérico.

2. Personaliza el Mensaje (Según la Etapa del Proceso):

Fases tempranas: Un correo electrónico estándar, pero cortés, es suficiente. Agradece su interés y tiempo.

Fases avanzadas (finalistas): Para candidatos que invirtieron mucho tiempo (varias entrevistas, pruebas), un correo electrónico más personalizado o incluso una llamada telefónica es fundamental. Menciona su nombre, el puesto y la etapa a la que llegaron.

3. Mantén un Tono Profesional y Empático:

Sé amable y respetuoso: Entiende que es una noticia decepcionante para el candidato.

Agradece su tiempo y esfuerzo: Reconoce el valor de su participación en el proceso.

Evita el lenguaje frío o impersonal: Incluso en un correo genérico, que suene humano.

4. Sé Directo, pero Suave:

Comunica claramente que no han sido seleccionados para el puesto. “Hemos decidido avanzar con otros candidatos para esta posición.” o “En esta ocasión, hemos seleccionado a otro perfil que se alinea mejor con los requisitos específicos del puesto.”

5. Ofrece Feedback Específico y Constructivo (para finalistas):

Cuando sea posible y apropiado: Para candidatos que llegaron a la etapa final (entrevistas avanzadas o assessment center), ofrecer feedback específico es muy valorado.

Enfócate en la alineación con el puesto: No critiques al candidato como persona, sino cómo sus habilidades o experiencia se alinearon (o no) con los requisitos del rol.

Ejemplos de feedback constructivo:

– “Tu experiencia en X es impresionante, pero para este rol específico, buscábamos a alguien con un mayor dominio en Y (habilidad técnica).”
– “Observamos tus fortalezas en [competencia], sin embargo, para las necesidades de este puesto, un mayor desarrollo en [otra competencia, ej. liderazgo de equipos grandes] sería ideal.”
– “Tu estilo de comunicación es muy bueno, pero para este rol altamente colaborativo, el equipo buscaba un enfoque más proactivo en la comunicación entre departamentos.”

Limita el feedback a 1-2 puntos clave: No abrumes al candidato.

Evita comparaciones: No digas “El otro candidato era mejor”.

Mantén la privacidad: No reveles información sobre otros candidatos.

6. No lo Hagas Personal ni Te Justifiques Demasiado:

No te sientas en la necesidad de explicar en detalle todas las razones o justificaciones. Menos es más.

No abras la puerta a un debate o a la negociación de la decisión.

7. Deja la Puerta Abierta (Si Aplica):

Si el candidato es bueno pero no encaja en este puesto, puedes decir: “Guardaremos tu perfil en nuestra base de datos para futuras oportunidades que puedan surgir y que se ajusten mejor a tu experiencia.”

Sé sincero: Solo haz esto si realmente lo harás.

8. Revisa tus Procesos Internos:

Si recibes muchas quejas sobre la falta de feedback, revisa tus tiempos de respuesta y plantillas de comunicación.

Ejemplo de correo de rechazo para un finalista (adaptable a llamada):

“Estimado/a [Nombre del Candidato],

Agradecemos sinceramente el tiempo y el esfuerzo que dedicaste al proceso de selección para el puesto de [Nombre del Puesto] en [Nombre de la Empresa]. Valoramos mucho tu interés y la información que compartiste con nosotros.

Hemos tomado la decisión final y, aunque tu perfil es muy interesante, en esta ocasión hemos seleccionado a otro candidato que se alinea de forma más específica con los requisitos y la visión a corto plazo de este rol.

Nos gustaría ofrecerte una pequeña retroalimentación sobre tu postulación, si estás interesado/a. (Opción 1: Si puedes ofrecer feedback específico). Por ejemplo, observamos que tus fortalezas en [mencionar 1-2 fortalezas] son destacables, y un área de oportunidad que identificamos para este rol específico sería [mencionar 1 área de mejora vinculada al puesto]. (Opción 2: Si no puedes o no quieres dar feedback detallado).

Queremos agradecerte nuevamente por tu tiempo y te deseamos mucho éxito en tus futuros proyectos profesionales. Guardaremos tu perfil en nuestra base de datos por si surgieran oportunidades futuras que encajen mejor con tu experiencia.

Saludos cordiales,

[Tu Nombre/Equipo de RRHH] [Nombre de la Empresa]”

Un buen feedback no solo es una cuestión de cortesía, sino una estrategia inteligente para fortalecer tu marca empleadora y construir una base de talento a largo plazo.

Como puedes ver, la comunicación final con los candidatos es una etapa crucial que define la percepción de tu marca. Gestionarla con la profesionalidad, empatía y estructura que merece es fundamental, pero también requiere tiempo y tacto.

En Reclutamiento 3R, nos encargamos de que cada candidato, seleccionado o no, se lleve una impresión positiva y respetuosa de tu empresa. Manejar esta comunicación es una parte integral de un servicio de reclutamiento que cuida tu reputación y construye relaciones a futuro.